Software di prenotazione sale ufficio

• keyboard_arrow_downIn che modo Anolla è diversa dai normali software di prenotazione di sale ufficio?
  I normali calendari di prenotazione delle sale ufficio offrono solo una semplice programmazione, mentre Anolla è una piattaforma completa e all-in-one per la gestione degli spazi e le prenotazioni per centri direzionali, edifici per uffici e ambienti di lavoro ibridi. Anolla integra in un unico ambiente la prenotazione delle sale riunioni, la gestione delle postazioni flessibili (hot desking), la registrazione dei visitatori, la comunicazione con gli inquilini e l’analisi dell’utilizzo degli spazi. A differenza dei calendari statici, Anolla utilizza l’intelligenza artificiale per ottimizzare l’uso degli ambienti, prevedere la domanda e ridurre gli spazi inutilizzati. La piattaforma supporta sia prenotazioni orarie di sale riunioni sia periodi di noleggio di più giorni per project room e uffici privati in parallelo, garantendo un modello flessibile di utilizzo degli spazi in tutta l’organizzazione.
• keyboard_arrow_downAnolla supporta contemporaneamente prenotazioni di spazi ufficio a ore e per più giorni?
  Sì, questo è uno dei principali vantaggi competitivi di Anolla nel settore della gestione delle sale ufficio. A differenza di molti sistemi di prenotazione delle sale riunioni, Anolla non obbliga a scegliere esclusivamente tra un modello di prenotazione oraria o solo giornaliera. La piattaforma supporta contemporaneamente prenotazioni di breve durata per sale riunioni e postazioni di lavoro, nonché periodi di noleggio di più giorni o mesi per project room, aree seminari e uffici privati. È possibile gestire anche prenotazioni a durata variabile, ad esempio un workshop di 1,5 ore o sale utilizzate per diversi giorni consecutivi. Tutte le prenotazioni operano in parallelo sotto un unico account dell’edificio o del centro direzionale e confluiscono in un unico calendario centrale dell’ufficio, che offre all’amministratore una chiara panoramica dell’occupazione di tutti gli spazi. Anolla è ideale per uffici ibridi, edifici con spazi flessibili in affitto, centri coworking e centri congressi.
• keyboard_arrow_downIn che modo l'assistente AI Anolla riduce il carico amministrativo e gli errori umani nella gestione degli uffici?
  L’assistente AI automatico di Anolla per le prenotazioni degli spazi ufficio funziona 24/7, rispondendo alle domande ricorrenti di dipendenti, inquilini e visitatori sull’utilizzo degli uffici, sulla disponibilità delle sale riunioni e sulle politiche di prenotazione. L’assistente AI risolve automaticamente fino al 79,3%¹ delle richieste standard di prenotazione degli spazi e fino al 52,4%¹ delle esigenze di supporto tecnico di primo livello – ad esempio domande sull’accesso con badge o sull’uso dei sistemi di videoconferenza – senza l’intervento del facility manager o dell’amministratore. La comunicazione automatizzata riduce fino al 39,3%¹ il tempo amministrativo degli office manager, minimizza le doppie prenotazioni, diminuisce le riunioni dimenticate grazie ai promemoria automatici e riduce al minimo gli errori di inserimento dati. Il risultato è una gestione più fluida degli spazi ufficio, un minore carico operativo e molta meno confusione dovuta a errori umani nell’utilizzo delle superfici di lavoro.
• keyboard_arrow_downIn che modo il modulo di tariffazione dinamica di Anolla aiuta i proprietari di spazi ufficio a ottimizzare le tariffe?
  Il modulo di pricing dinamico di Anolla automatizza la strategia tariffaria di business center, edifici per uffici e spazi coworking per quanto riguarda sale riunioni, project room e uffici privati. Il responsabile degli spazi può creare regole precise per modificare i prezzi in funzione dell’orario, del giorno della settimana, della stagione, del tipo di ambiente, del profilo dell’inquilino o del tasso di occupazione. Tutte le variazioni di prezzo delle sale vengono applicate automaticamente secondo le regole di business impostate, senza aggiornare manualmente i listini. Il sistema aiuta a vendere le fasce orarie e gli spazi con domanda inferiore a prezzi più competitivi e ad aumentare le tariffe nelle ore di punta per sale riunioni, aree per seminari e sale rappresentative, così da massimizzare il rendimento al metro quadro. Questa gestione intelligente degli spazi incrementa il tasso di utilizzo delle superfici, riduce le stanze inutilizzate e aumenta la redditività complessiva dell’edificio per uffici o del centro coworking.
• keyboard_arrow_downAnolla è adatto sia a un piccolo ufficio che a un gestore di più centri direzionali?
  Sì, il software di prenotazione per sale ufficio Anolla è progettato per scalare per organizzazioni di qualsiasi dimensione, dal piccolo ufficio fino a reti internazionali di business center. Un piccolo team o il gestore di un singolo spazio può iniziare con un potente pacchetto gratuito che copre le esigenze principali di prenotazione di sale riunioni e postazioni di lavoro. Portafogli immobiliari con più edifici e sedi, catene di coworking e grandi corporation possono utilizzare una gestione centralizzata per concentrare tutti gli edifici, i piani e le stanze in un unico sistema. La piattaforma consente di aggiungere illimitate sedi, edifici, piani e utenti e di definire un controllo degli accessi flessibile basato su ruoli e località, in modo che ad esempio l’amministratore di piano veda solo gli spazi del proprio blocco uffici, mentre il responsabile immobiliare centrale abbia una panoramica completa dell’intero portafoglio.
• keyboard_arrow_downCon quali strumenti e soluzioni per ufficio si integra Anolla?
  Anolla è costruita su un’architettura API-first che consente un’integrazione flessibile con la tecnologia d’ufficio e il software aziendale. Per l’elaborazione dei pagamenti è disponibile un’integrazione diretta con le soluzioni di pagamento Stripe, particolarmente utile per centri coworking, locatori di sale conferenze e operatori di spazi ufficio flessibili. Anolla supporta integrazioni di analisi come Google Analytics, Google Tag Manager e Meta Pixel per monitorare il percorso di prenotazione, le tendenze di utilizzo degli spazi e i risultati delle campagne. La piattaforma permette l’esportazione di dati grezzi verso strumenti BI e ML, così che i proprietari degli spazi ufficio possano prendere decisioni basate sui dati in merito alla pianificazione degli ambienti e agli investimenti. Inoltre, la piattaforma include una potente API pubblica, con la quale è possibile integrare sistemi di controllo accessi, portali di servizi d’ufficio, app per inquilini, sistemi HR, soluzioni di calendario (ad es. Google Calendar, Outlook) e altri sistemi di gestione dell’ufficio esistenti.
• keyboard_arrow_downCosa include il pacchetto gratuito per la gestione dell’ufficio e cosa aggiungono i moduli a pagamento?
  Il pacchetto gratuito comprende tutti gli strumenti fondamentali per la prenotazione di spazi ufficio e la gestione dei calendari delle sale, necessari per avviare senza problemi la prenotazione di sale riunioni e postazioni di lavoro. Questo livello è ideale per piccoli uffici, team in crescita e operatori con un singolo spazio, che desiderano passare rapidamente a una gestione digitale degli ambienti. I moduli a pagamento aggiungono un’automazione illimitata, integrazioni avanzate con il controllo accessi, i sistemi di gestione dei visitatori e il software finanziario, statistiche dettagliate di utilizzo e programmi di fidelizzazione per inquilini e dipendenti. Così business center, spazi di coworking e grandi aziende possono costruire sulla piattaforma Anolla una soluzione di gestione dell’ambiente ufficio scalabile e a prova di futuro.
• keyboard_arrow_downIn che modo la tariffazione basata sull’uso di Anolla riduce il rischio aziendale nella gestione degli spazi d’ufficio?
  Il modello di tariffazione basato sull’utilizzo di Anolla è stato creato per ridurre il rischio aziendale dei gestori di spazi ufficio flessibili e dei proprietari di superfici ad uso ufficio. L’operatore non deve pagare alti canoni mensili fissi nei periodi in cui il volume di prenotazioni di sale riunioni, postazioni coworking o sale seminari è inferiore. I costi del software si scalano sempre in modo proporzionale al reale livello di attività delle prenotazioni e al tasso di utilizzo degli spazi, rendendo la soluzione particolarmente adatta ai centri congressi stagionali, alle location a noleggio per eventi e agli edifici per uffici con domanda fluttuante. In questo modo il proprietario degli spazi può mantenere sotto controllo i costi fissi, testare nuovi concept e ampliare il portafoglio senza costi software eccessivi.
• keyboard_arrow_downQuanto velocemente posso iniziare a lavorare con la piattaforma Anolla per la prenotazione delle sale ufficio?
  L’implementazione di Anolla per la prenotazione delle sale riunioni richiede di solito solo pochi minuti: crei gli spazi, definisci i piani, imposti le regole di prenotazione e puoi rendere il sistema subito disponibile a tutto il team. L’intero processo di configurazione è guidato da un assistente AI contestuale attivo 24/7, che aiuta a inserire i dati delle sale riunioni, creare le planimetrie dei piani e importare le prenotazioni esistenti. La facilità d’uso della piattaforma è valutata 5/5¹ su Capterra e nove utenti d’ufficio su dieci apprendono le principali funzionalità di prenotazione degli spazi in meno di 30 minuti¹, senza bisogno di formazione dedicata. Questo consente un passaggio rapido dai fogli Excel o dai calendari manuali a un software professionale per la gestione dell’ufficio.
• keyboard_arrow_downCosa rende il sistema di prenotazione delle sale ufficio Anolla una soluzione a prova di futuro?
  Anolla è una piattaforma di prenotazione e gestione degli spazi per ufficio a prova di futuro grazie a un’architettura modulare estensibile e a un’infrastruttura cloud. La piattaforma si evolve costantemente utilizzando l’apprendimento basato sull’IA per ottimizzare il tasso di utilizzo degli spazi, suggerire sale adeguate in base al tipo di incontro e prevedere le ore di punta per le prenotazioni di sale riunioni e postazioni di lavoro. A differenza dei software per ufficio statici, Anolla è costruita attorno a una potente API che permette di integrare un ecosistema IoT: soluzioni di controllo accessi intelligenti, sistemi di check-in contactless, monitoraggio dell’occupazione tramite sensori, schermi intelligenti alle porte delle sale riunioni e dispositivi di misurazione dei consumi energetici. Questa architettura consente di integrare costantemente le tecnologie per ufficio più avanzate e di garantire che edifici direzionali, centri affari o spazi coworking utilizzino sempre strumenti moderni che mantengono l’ambiente di lavoro competitivo e attraente per gli inquilini.

¹ Le percentuali sono stime approssimative calcolate sulla base dei nostri dati storici e attuali. Queste stime si basano sul feedback dei clienti, sui sondaggi e su altre analisi. Il risultato finale può variare. Il risultato dipende dall’ambito specifico di applicazione e dal settore.