Software di prenotazione spazi di lavoro

• keyboard_arrow_downIn che cosa Anolla è diversa dai tradizionali software di prenotazione degli spazi di lavoro?
  I comuni calendari di prenotazione spazi di lavoro offrono solo la pianificazione degli orari, mentre Anolla è una piattaforma completa all-in-one per la gestione e la prenotazione di spazi di lavoro per business center, office hotel, coworking e centri congressi. Anolla integra in un unico strumento la prenotazione degli spazi, la gestione dei contratti di locazione, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), l’analitica sull’uso degli ambienti e flussi di lavoro automatici. A differenza delle soluzioni di calendario statiche, Anolla utilizza raccomandazioni basate su intelligenza artificiale per ottimizzare il carico degli spazi, gestire le prenotazioni e prevedere l’utilizzo delle sale. La piattaforma supporta prezzi dinamici in base al tipo di ambiente, capienza, stagione e domanda. Con lo stesso sistema si possono gestire in parallelo prenotazioni orarie di sale riunioni e periodi di noleggio di più giorni per postazioni di lavoro, uffici, sale seminari e aree progetto.
• keyboard_arrow_downAnolla supporta contemporaneamente prenotazioni di spazi di lavoro sia orarie che di più giorni?
  Sì, questo è uno dei più importanti vantaggi competitivi di Anolla nel mercato dei software di prenotazione per spazi di lavoro. A differenza di molte soluzioni per la prenotazione di sale riunioni e postazioni, Anolla non obbliga a scegliere solo un modello orario o solo giornaliero. La piattaforma supporta contemporaneamente prenotazioni a ore di sale riunioni, phone–booth e sale progetto, così come periodi di noleggio di più giorni o a lungo termine per postazioni dedicate, uffici privati e sale seminari. È inoltre possibile gestire utilizzi di spazi a durata variabile, come giornate evento, corsi di formazione e conferenze. Tutte le prenotazioni vengono consolidate sotto un unico account gestionale e visualizzate in un unico calendario centralizzato degli spazi di lavoro, ideale per modelli ibridi come coworking, business center, studi, sale in affitto e centri di consulenza.
• keyboard_arrow_downIn che modo l'assistente AI di Anolla riduce il carico amministrativo e gli errori umani nella gestione degli spazi di lavoro?
  L'assistente clienti AI automatico di Anolla per gli spazi di lavoro funziona 24/7 e risponde alle richieste dei prenotanti in estone e in altre lingue. L'assistente virtuale di gestione degli spazi risolve automaticamente fino al 79,3%¹ di tutte le richieste standard di prenotazione di spazi di lavoro e superfici in affitto, ad esempio disponibilità delle sale riunioni, servizi aggiuntivi, prezzi e modifiche della prenotazione. L'assistente AI copre anche fino al 52,4%¹ delle domande di supporto tecnico di primo livello relative ai sistemi di accesso alle porte, al check-in self-service, alle soluzioni di pagamento e agli account utente – il tutto senza intervento dell'amministrazione. Le notifiche automatizzate ai prenotanti, i promemoria, l'invio dei codici di accesso e le conferme di utilizzo della sala riducono il tempo del personale di gestione degli spazi di lavoro fino al 39,3%¹ e minimizzano il rischio di errori umani nella doppia prenotazione delle sale o nella distribuzione degli accessi.
• keyboard_arrow_downIn che modo il modulo di pricing dinamico di Anolla aiuta gli operatori di spazi di lavoro a ottimizzare i prezzi?
  Il modulo di pricing dinamico di Anolla automatizza la strategia tariffaria per sale riunioni, postazioni di lavoro e uffici privati in base agli obiettivi del business center o dello spazio di coworking. Il responsabile degli spazi può creare regole di prezzo flessibili che modificano il canone di noleggio in funzione dell’orario, del giorno della settimana, della stagione, del tasso di occupazione, del tipo di ambiente o del segmento di clientela. Tutte le correzioni di prezzo si applicano in tempo reale secondo la logica commerciale predefinita, senza bisogno di interventi manuali. Il sistema aiuta a riempire le fasce orarie a bassa domanda con tariffe più convenienti e ad aumentare i prezzi di sale riunioni, auditorium o aree per seminari nelle ore di punta, durante grandi eventi o nei periodi di alta occupazione. Questa strategia intelligente di pricing degli spazi incrementa allo stesso tempo il tasso di utilizzo degli ambienti di lavoro, la produttività per metro quadro e la redditività complessiva del portafoglio spazi.
• keyboard_arrow_downAnolla è adatta sia a un piccolo ufficio sia a un operatore di spazi di lavoro con più sedi?
  Sì, il software di prenotazione spazi di lavoro Anolla è progettato per scalare da un piccolo studio fino a una rete globale di coworking distribuiti. Un ufficio che gestisce singole sale riunioni o alcuni studi in affitto può iniziare con un potente piano gratuito che copre il calendario di prenotazione di base, la prenotazione autonoma degli spazi e la gestione essenziale dei clienti. I centri direzionali con più sedi, le catene di business center e gli operatori di spazi di coworking possono utilizzare una gestione centralizzata del portafoglio spazi, con un numero illimitato di sedi, sale e amministratori sotto un unico account. La piattaforma offre un controllo degli accessi flessibile basato su ruolo e sede (RBAC), che consente di definire ruoli separati per ogni direttore di centro, coordinatore degli spazi, contabile e team di reception, garantendo un accesso sicuro solo agli ambienti e ai dati di loro competenza.
• keyboard_arrow_downCon quali strumenti per la gestione degli spazi di lavoro si integra Anolla?
  La piattaforma di prenotazione degli spazi di lavoro Anolla è costruita con un’architettura API-first che permette integrazioni profonde e flessibili lungo l’intera catena di gestione degli ambienti. Per l’elaborazione dei pagamenti è disponibile un’integrazione diretta con Stripe, che consente acconti automatizzati per sale riunioni, sale seminari, pass giornalieri per postazioni di lavoro e contratti di locazione a lungo termine. Per l’analisi dei dati, Anolla supporta le integrazioni con Google Analytics, Google Tag Manager e Meta Pixel, che offrono una visione dettagliata del percorso di prenotazione, dei livelli di utilizzo degli spazi e dell’efficacia dei canali di vendita. Inoltre, la piattaforma permette di esportare i dati grezzi verso strumenti di BI e machine learning, per analizzare la produttività al metro quadrato, le tendenze di prenotazione e i segmenti di clientela. Una potente API pubblica e le integrazioni pronte con altri sistemi di gestione degli spazi, CRM, contabilità e controllo accessi rendono Anolla l’anello centrale dell’intero ecosistema degli ambienti di lavoro.
• keyboard_arrow_downCosa include il pacchetto gratuito e quali funzioni aggiuntive per la gestione degli spazi di lavoro offrono i moduli a pagamento?
  Il pacchetto gratuito di Anolla include tutte le funzionalità essenziali necessarie per avviare la prenotazione di spazi di lavoro, la pianificazione delle sale riunioni e la prenotazione self-service degli ambienti. Questo livello è ideale per piccoli uffici, studi, pratiche private e spazi coworking emergenti che desiderano adottare rapidamente la prenotazione online. I pacchetti a pagamento aggiungono automazioni illimitate per le notifiche ai prenotanti, i promemoria di pagamento e l’invio di codici di accesso, integrazioni avanzate con sistemi di controllo accessi, contabilità e CRM, nonché moduli di fidelizzazione come pacchetti per clienti abituali, sistemi di credito e punti e tariffe personalizzate per chi prenota regolarmente. Così ogni gestore di spazi di lavoro può scegliere il set di funzionalità ottimale per il proprio modello di utilizzo e fase di crescita.
• keyboard_arrow_downIn che modo la tariffazione basata sull’utilizzo di Anolla riduce il rischio aziendale degli spazi di lavoro?
  Il modello di tariffazione a consumo di Anolla è stato pensato specificamente per ridurre i rischi commerciali degli operatori di spazi di lavoro, coworking e gestori di sale per eventi. I gestori degli spazi non devono pagare alte quote mensili fisse nei periodi di bassa stagione, in estate o nei mesi con domanda variabile, quando il volume delle prenotazioni è temporaneamente più basso. I costi della piattaforma si scalano sempre in modo proporzionale all’effettivo utilizzo degli spazi, al numero di prenotazioni e al volume di clientela attiva. Questo modello è particolarmente adatto ai centri congressi stagionali, agli studi attivi su progetti, alle location per eventi e ai fornitori di ambienti di lavoro flessibili, in cui il volume delle prenotazioni può variare sensibilmente di mese in mese.
• keyboard_arrow_downQuanto velocemente posso iniziare a lavorare con il software di prenotazione Anolla per spazi di lavoro?
  Iniziare con la piattaforma di prenotazione spazi di lavoro Anolla richiede di solito solo pochi minuti e l’intero processo di configurazione è guidato da un assistente AI contestuale attivo 24/7, che aiuta ad aggiungere spazi di lavoro, sale riunioni, postazioni e prodotti in pacchetto. La valutazione di facilità d’uso su Capterra è 5/5¹, il che significa che la maggior parte dei facility manager, coordinatori di business center e amministratori di spazi coworking apprende le principali funzioni di gestione degli spazi in meno di 30 minuti¹. Durante il flusso di configurazione standard vengono creati le categorie di stanze, i listini prezzi, le regole di prenotazione, la vista di prenotazione online e le notifiche automatiche, permettendo agli spazi di andare in vendita quasi immediatamente.
• keyboard_arrow_downCosa rende la piattaforma di prenotazione spazi di lavoro di Anolla una soluzione a prova di futuro?
  Anolla è una piattaforma di prenotazione e gestione spazi di lavoro a prova di futuro grazie a un’architettura modulare ed estensibile che si adatta rapidamente all’ecosistema in rapida evoluzione degli ambienti di lavoro flessibili. L’infrastruttura cloud e l’apprendimento basato sull’IA consentono alla piattaforma di adattarsi continuamente ai nuovi modi di lavorare, agli uffici ibridi e ai pattern di utilizzo degli spazi. A differenza dei software di gestione spazi rigidi, Anolla è costruita attorno a una potente API che rende semplice aggiungere nuovi canali di prenotazione, strumenti di analisi dell’uso degli spazi e strumenti di marketing. La piattaforma modulare supporta anche un ecosistema IoT, inclusi controllo accessi intelligente, gestione di tessere e codici PIN, chioschi self-service di check-in, display per calendari sulle porte delle sale riunioni, misurazione dell’uso degli spazi tramite sensori e gestione delle attrezzature a noleggio (proiettori, apparecchiature tecniche, posti auto). Questa architettura permette agli operatori di spazi di lavoro di integrare costantemente le tecnologie più recenti e mantenere il proprio sistema di prenotazione e gestione degli spazi di lavoro all’avanguardia del mercato.

¹ Le percentuali sono stime approssimative calcolate sulla base dei nostri dati storici e attuali. Queste stime si basano sul feedback dei clienti, sui sondaggi e su altre analisi. Il risultato finale può variare. Il risultato dipende dall’ambito specifico di applicazione e dal settore.